怎樣利用會議與員工溝通

會議是組織生活的一項重要活動。作為一種企業(yè)管理溝通方式，會議非常重要。它為領導者提供了傳播愿景、制定戰(zhàn)略計劃，以及制定威脅和機會應對計劃的機制。會議還有助于集思廣益，并提高員工的參與度。

在組織內(nèi)部，會議對員工社會化、員工關系建設，以及文化的形成起到了巨大作用。會議除了能探討亟待解決的議題之外，還可加強正式或非正式的報告結(jié)構(gòu)，提供有關組織價值、權(quán)力傳遞等的線索。就成本而言，沒有免費的會議。將一位CEO和幾位副總裁聚到一起幾個小時，可能會耗資數(shù)萬美元。然而，與那些有價值、富有成效的會議相比，有太多的會議是在浪費時間。

人們實際花在會議上的時間有多少?員工有沒有被過多的會議折騰得焦頭爛額?在員工眼中，他們花在會議上的時間到底有多浪費?企業(yè)怎樣才能更好地利用會議時間?

一、要花多少時間

據(jù)招聘網(wǎng)調(diào)研團隊保守估計，普通員工每周花在例行會議上的時間大約是6小時，管理人員花的時間比普通員工多。據(jù)估計，高級經(jīng)理每周參加會議的時間大約是23小時。一般來講，大型組織的員工參加的會議比小型組織的多。很少有跡象表明，會議的數(shù)量在趨向穩(wěn)定，或者有所減少。有研究顯示，從20世紀60年代到80年代，普通經(jīng)理參加的會議的數(shù)量翻了一番。一項針對1，900名企業(yè)領導者的調(diào)查表明，72%的人認為花在會議上的時間比過去5年增加了;49%的人預計將來花在會議上的時間會增加。會議的數(shù)量不是在減，而是在加。

在很大程度上，會議時間的增加是由于現(xiàn)在組織本身的變化造成的。如今的組織變得比以往任何時候都更為扁平，層級當然也更少了。他們的團隊采用自我管理，企業(yè)傾向于向下面的員工充分授權(quán)，追求改進�；�于員工擁有組織所需的重要信息和其他資源的假設，即通過員工之間的互動可以激發(fā)重要思想和創(chuàng)新理念，會議通常被當作一種溝通媒介。

有多不堪負荷， 可能有人會認為，花太多的時間參加會議，會影響員工的士氣。然而，研究人員發(fā)現(xiàn)，人們參加會議的情況(參加會議的數(shù)量和時間)與工作滿意度之間沒有直接關系。另外，他們發(fā)現(xiàn)，參加會議的需要與工作滿意度之間的關系取決于個人的“上進心”。有實現(xiàn)工作目標強烈愿望的人，隨著所參加會議數(shù)量的增加，工作滿意度會降低;目標感不強的人，實際上渴望參加更多的會議。

就質(zhì)量而言，被認為效率低下的會議，對員工在工作日結(jié)束時的感覺及其總體工作滿意度有很大的負面影響。有三項不同的研究表明，對工作滿意度影響最大的因素，是人們對所參加會議效果的感覺。如果會議的時間延長，負面感覺會加劇。如果一個員工參加的是一個亂糟糟的會議，他會感到壓抑，會對工作產(chǎn)生不滿，會更想離開。

二、真那么糟糕嗎

當我們告訴一名普通的企業(yè)員工或領導者，我們正在做會議研究時，許多人都有一種所謂的“會議地獄”的感嘆。我們收集到的一些數(shù)據(jù)與我們碰到的上述情況是一致的，即超過半數(shù)的被調(diào)查人員表示，他們會公開抱怨會議。然而，“會議抱怨一族”中的多數(shù)人都承認，事實上會議并沒有像他們說的那么糟糕。

當從會議效果的角度去了解會議的總體情況，絕大多數(shù)人的回答都是正面的—大約17%的人認為很好和非常好，42%的人認為好，25%的人認為不好也不壞，只有15%的人認為不好或很糟糕。當被問及最近一次會議的效果時，做正面回答的就更多了—36%的人認為很好和非常好，33%的人認為好，16%的人認為不好也不壞，16%的人認為不好或很糟糕。對最近一次會議做出正面評價的員工中，超過半數(shù)的人認為，他們從會議中看到了改進的機會。