機關公文要求及格式設置規(guī)范方法

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一、辦公軟件要求

適用于微軟OFFICE?WORD文字處理軟件。

二、頁面設置

1.選擇“文件”??“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

2.選擇“紙張”附簽，“紙張大小”設成“A4”。

3.選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”，“頁腳”設置成“2.5厘米”。

4.選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕。

5.進入“文檔網(wǎng)格”附簽，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”，將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號仿宋體為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

三、插入頁號

1.選擇“插入”??“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。

2.然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為－１－，－２－，－３－顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。

3.雙擊頁碼，選中頁碼（包括左右兩條短線），將頁碼字號設置成“四號”；字體為宋體的阿拉伯數(shù)字；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。

四、文號制作

1.平行文或下行文號：文號??三號仿宋、居中顯示，編排在發(fā)文機關標識下空二行位置。

2.上行文文號：文號??三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人??三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名??三號楷體、右空一個字的距離，編排在發(fā)文機關標識下空二行位置。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”??“符號”??“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

五、公文正文排版

制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

1.標題??2號小標宋字體，居中顯示，編排于紅色分隔線下空二行位置。

2.主送機關??3號仿宋字體，居左頂格，冒號使用全角方式，編排于標題下空一行位置。

3.正文??3號仿宋字體。

4．文種結構層次??依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 標注。一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體，三級和四級和正文一樣用3號仿宋。

5.附件??是正文內(nèi)容的組成部分。3號仿宋字體，在正文下空一行，左空2字編排，“附件”二字后標全角冒號和附件名稱，附件名稱后不標注標點符號。

6.發(fā)文機關署名??3號仿宋字體，距最后一行正文內(nèi)容3個空行放置，以成文日期為準居中編排。

7.成文日期??3號仿宋字體，發(fā)文機關下方右空4個字格編排。

8.印章??加蓋端正，以成文日期中心為準，印章下端壓成文日期。

注：公文正文排版內(nèi)容請參照“信函格式文件示意圖”理解。

六、版記制作

1.選擇“表格”??“插入”??“表格”，設置“列數(shù)”為1，“行數(shù)”為2。

2.選中表格，單擊鼠標右鍵??表格屬性??“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”。

3.然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，豎線取消；同時，設置第一行和最后一行下線的寬度為1½磅，中間一行下線寬度為½磅，點擊“確定”。

4.進入“表格屬性”??“列”附簽，設置指定寬度為15.6厘米，點擊確定。

5.在制作成功的表格第一行，輸入主送單位、抄送單位，用4號仿宋體字，編排在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號；表格第二行，輸入印發(fā)機關、印發(fā)日期，用4號仿宋體字，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字后加“印發(fā)”二字。

注：因現(xiàn)行的規(guī)范是要求公文雙面打印的，因此公文的最后一頁必定是偶數(shù)頁，也就是如果公文在奇數(shù)頁完結，則要版記排在背面的偶數(shù)頁，否則背面偶數(shù)頁空白，不是一個整體。

七、打印設置