業(yè)務單證手冊管理規(guī)定

業(yè)務單、證、手冊管理規(guī)定 為加強公司的業(yè)務單、證、手冊管理，保證有關業(yè)務的順利開展，本著簡便高效、安全、穩(wěn)妥的原則，特制訂本規(guī)定。 □ 合同文本、合同及資金使用審批單 一條 嚴禁蓋發(fā)空白合同文本，如因情況特殊，確需蓋發(fā)，合同監(jiān)察員應將合同編號登記，并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟�。事后，應將剩余空白合同及時核銷。 二條 各單位應備有合同登記本，由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情況予以登記，并存有一份合同正本，便于查詢和統(tǒng)計。 三條 嚴格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前，業(yè)務人員應根據(jù)對內(nèi)外合同情況，填妥合同標準文本及《合同及資金使用審批表》一式三份，按制度送有關主管領導審批。審批后，審批單連同合同正本一份，交業(yè)務管理部門保存?zhèn)洳�，業(yè)務部門保存一份，供資金使用時申請付款用，另一份交財務部備查復核。 □ 進出口貨物許可證 四條 凡需許可證進行進出口報關的，必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽訂合同。待貨物報關后，將許可證交回總公司業(yè)務管理部存檔備查。 □ 有關海關手冊 五條 因來料加工、來件裝配、補償貿(mào)易、進料加工或企業(yè)成立時免稅進口等設備而辦理了海關手冊的，海關手冊應交所在單位的合同管理人員保管，不得遺失。各單位領導對海關手冊應予充分重視，如管理手冊的管理人員變動時，必須將手冊及時移交。 六條 “三來一補”項目應該在海關核發(fā)手冊時同時簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況記錄簿》(由公司業(yè)務管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項目不能及時完成，應該在上述記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項目延期協(xié)議書、海關手冊到海關辦理延期手續(xù)。 七條 憑海關手冊進料，進件，不得超過海關手冊中核定的進料、進件數(shù)量。如需超過，需事先報經(jīng)原海關審核部門批準。 八條 辦理了海關手冊的業(yè)務項目，進出口時必須憑海關手冊報關，不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)易報關出口。保稅進口物資，確因特殊原因需在國內(nèi)銷售時，應經(jīng)分管副總裁批準，并報原審批海關同意補辦有關手續(xù)后方可進行。 九條 加工完成的貨物出口后二個工作日，業(yè)務部門應及時填妥《加工貿(mào)易進出口貨物合同銷案表》一式三份，連同報關單、合同、海關手冊及記錄簿到核發(fā)手冊的海關有關部門辦理核銷手續(xù)，不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果，由業(yè)務經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負責。銷案后的回執(zhí)聯(lián)，應交手冊保管人員存檔備查。 □ 商檢證及放行單 十條 放行單的抬頭：業(yè)務部門在合同成交后，已通過公司申辦了審批證或許可證的，放行單的抬頭應為“××公司”。 十一條 商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應與實際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合同號完全一致。業(yè)務承辦人員在取得商檢證及放行單后，應與合同仔細核對，嚴防發(fā)生差錯，影響報關出貨。 □ 信用證審證記錄及證下貨物出口 十二條 通知銀行將信用證發(fā)到本公司后，均應由業(yè)務管理部審證并填妥《信用證審證記錄及證下貨物出口報關審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份，由業(yè)務管理部存兩份，其余交業(yè)務部門，業(yè)務部門借以要求客戶修改信用證，并按信用證要求執(zhí)行。 十三條 每批貨物出口報關前，業(yè)務人員應將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務管理部根據(jù)出貨情況審批。業(yè)務管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況，簽批是否出貨的意見。 十四條 證下要求的客戶單據(jù)，或我方要求改證的，業(yè)務部門應保證在出貨當日前獲得，由業(yè)務管理部進行審核。單據(jù)不符的，不予出貨。 十五條 證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關機關簽發(fā)的證書，業(yè)務部應在出貨日以前，將有關出貨詳細資料提供給業(yè)務管理部，以便盡早制作，及時聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務部門在托運貨物后獲得的提單，應即時與信用證核對，發(fā)現(xiàn)有誤應及時要求修正并及時將提單交業(yè)務管理部。 □ 商品調(diào)撥單及出口收匯核銷單 十六條 業(yè)務部門應在出貨前憑業(yè)務管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下貨物進出口報關審批表》或憑已經(jīng)驗證的本票、匯票，通過財務部門開具商品調(diào)撥單。 十七條 業(yè)務管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》，并通知報關人員報關出貨。 十八條 《出口收匯核銷單》應妥善保管，不得遺失。出貨以后，報關員應及時將出口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員，并辦好交接手續(xù)。 十九條 核銷單專職核銷員應該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi)，辦完核銷手續(xù)。 □ 報 關 單 二十條 貨物出口后，報關人員應將報關單的退稅聯(lián)及時辦妥并送交退稅辦理人員，辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中，應將退稅聯(lián)妥善保管，不得遺失。 二十一條 每批貨物出口后，報關員應存有一份報關單或報關單的復印件SC按月造冊，以備查證。 二十二條 報關單的填列必須與實際進出口貨物情況完全一致，并不超過貨物進出口許可證規(guī)定的數(shù)量、金額及運輸方式等，也應該與許可證完全一致，特殊情況需特殊處理的，需經(jīng)業(yè)務管理部門經(jīng)理審批同意，否則，報關中所發(fā)生的問題，由有關業(yè)務人員負責。