集郵協(xié)會印章管理制度

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集郵協(xié)會印章管理制度

一條目的

為保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護市集郵協(xié)會(以下簡稱本會)利益,特制訂本管理制度。

二條適用范圍

本制度適用于本會及其各縣(市、區(qū))和行業(yè)集郵協(xié)會。

三條印章的刻制和啟用

一、印章的刻制

、本會印章的刻制均須報會長批準,由秘書長開具介紹信,到公安機關相關部門辦理刻制手續(xù)。

、印章的形體和規(guī)格,按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

二、印章的啟用

、新印章啟用前要做好戳記,并留樣保存,以便備查并向邯鄲市民政局等有關部門備案。

、印章啟用應報會長批準,并下發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。

四條印章的保管、交接和停用

一、本會各類印章必須有專人保管

、本會公章和秘書處公章由秘書長保管,財務專用章、法人代表人私章分別有會計和出納保管。

、印章保管須有記錄,注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

、嚴禁工作人員私自將本會印章帶出本會使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用的,由用印人填寫《印鑒使用簽批單》,征得秘書長同意,并經(jīng)會長批準,由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的,由借用人填寫借據(jù),經(jīng)會長批準,方可帶離本會。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。

、印章保管人因事離崗時,須由秘書長指定人員暫時代管,以免貽誤工作。

二、印章保管必須安全可靠,加鎖保存,不可私自委托他人代管。

三、印章保管有異,F(xiàn)象或遺失,應保護現(xiàn)場,及時匯報,配合查處。

四、印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。

五、有下列情況,相關印章須停用:

、本會名稱變動;

、印章使用損壞;

、印章遺失或被竊,聲明作廢。

六、印章停用時須經(jīng)會長人批準,及時將停用印章送秘書處封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

五條印章使用

一、使用范圍如下:

、凡屬以本會名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋本會公章;

、凡屬業(yè)務范圍內(nèi)(除會費收取、接受捐助等以外)的加蓋秘書處章;

、凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章。

二、使用程序

、本會業(yè)務、項目協(xié)議、授權書、承諾書等用印都須先經(jīng)秘書處審核、會長領導批準,填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印,同時需將用印文件的復印件交印章保管部門備案。

、印章使用必須建立用章登記制度,嚴格審批手續(xù),不符合規(guī)定的和不經(jīng)主管領導簽發(fā)的文件等,印章管理人有權拒印。

、嚴禁在空白協(xié)議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時,須經(jīng)會長簽字同意方可;待工作結(jié)束后,必須及時向會長匯報用印空白文件的使用情況,未使用的必須立即收回作廢,已使用的協(xié)議類文件須報秘書處備案。,

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