聲像檔案管理辦法

(一)總則

一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集

四條 收集范圍

.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料;

.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料;

.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。

.其它具有保存價值的聲像資料。

五條 收集時間

.聲像檔案資料應在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。

六條 收集要求

.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失;

.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件;

.聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

七條 聲像檔案資料的征集

.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;

.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。

八條 聲像檔案費用的報銷

本公司各部或個人凡按本辦法四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。

(三)聲像檔案的整理〖ht〗

九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。

十一條 分類、編號

.照片檔案按代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。

.錄音帶、錄像帶、攝像帶按代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

十二條 保管期限：應視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

十三條 文字說明的編寫

.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

.編寫文字說明的要求：

()準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全;

()照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明：

()文字簡潔、語言通順;

()時間用阿拉伯數(shù)字表示。，