行政專員的崗位職責(zé)及工作范圍

大風(fēng)車考試網(wǎng)

行政專員工作制度

行政專員的崗位職責(zé)及工作范圍

行政專員工作職責(zé)

1)每月匯總各部門辦公用品需求,預(yù)估當(dāng)月清潔用品用量并進(jìn)行申購、驗(yàn)收和發(fā)放。并進(jìn)行一定量的辦公用品儲備,以備各部門的不時之需;

2)負(fù)責(zé)總部宿舍的入住接收、安排、檢查,并在每月第一天提供前一個月的住宿明細(xì)和費(fèi)用給財(cái)務(wù)部進(jìn)行分割;每月匯總門店宿舍的入住情況并關(guān)注是否有異況,及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通,并盡快解決問題。關(guān)注展店門店的宿舍租賃情況,與展店人員對接房屋選擇、合同簽訂,協(xié)助追蹤審批情況并建檔;

3)收集總部過生日人員的名單,并準(zhǔn)備賀卡、禮物、鮮花預(yù)定。提醒各總監(jiān)、副總向各自的分管人員致以生日祝福;

4)接收會議室查詢、預(yù)定,并在月初統(tǒng)計(jì)上個月的會議情況,并公布于OA上(此項(xiàng)工作后中途停止了幾個月,于2010年1月重新開始統(tǒng)計(jì),現(xiàn)移交給前臺);

5)例行辦公室5S、儀容儀表檢查,提醒各部門人員及時整改。若有拒不整改或情節(jié)嚴(yán)重的,報人事行政經(jīng)理發(fā)文通報批評。檢查會議室等公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生,為達(dá)到最佳視覺效果提出改善建議并申報執(zhí)行;

6)總部備用鑰匙管理;

7)咖啡機(jī)管理。關(guān)注咖啡粉、奶茶粉用量,及時申購、添加。發(fā)生故障時聯(lián)系廠家前來維修等;

8)不定時檢查保潔人員的工作,并協(xié)調(diào)處理她們反映的問題:如維修、清潔用品質(zhì)量、損耗、安全問題等等;

9)總部辦公室設(shè)備、資產(chǎn)維護(hù)登記、調(diào)撥。不定時檢查總部燈具、水管、窗簾等以及其他設(shè)備(如打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等物品報修和追蹤)的完好情況,及時進(jìn)行更換、維修或申請報廢。對采購買回的資產(chǎn)、設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收,并登記到個人名下進(jìn)行保管;對于部門申購物品提供依據(jù)和建議,如:是否有庫存、是否可調(diào)撥等;

10) 追蹤定期維護(hù)、保養(yǎng)的事項(xiàng)。如冰箱斷電除冰透氣、凈水器濾芯更換、地毯清洗、消殺四害等;

11) 起草或協(xié)助人事行政經(jīng)理進(jìn)行規(guī)章制度的擬定和修繕,并關(guān)注執(zhí)行情況;

12) 行政類事務(wù)發(fā)布公文起草;

13) 掛號信領(lǐng)取和送達(dá),并對無署名的信件進(jìn)行判斷處理。

14) 辦公室雜志、報刊需求征集、訂購;

15) 人文關(guān)懷執(zhí)行,準(zhǔn)備賀卡、申請相關(guān)的禮錢或慰問金,并送達(dá)當(dāng)事人的領(lǐng)導(dǎo)處;

16) 每月集團(tuán)彩鈴、退出人員登記、送辦理;

17) 部門每月花費(fèi)報銷、以及其他報銷單送簽;

18) 公共設(shè)施出現(xiàn)問題時,與物業(yè)聯(lián)系,并追蹤處理情況;

19) 節(jié)日期間的辦公室布置。包括物料申購、采買、報銷、布置、回收、儲存;

20) 員工活動、大型會議的組織或協(xié)助組織。如:2010年的年會、橫店游、員工活動場地聯(lián)系和租賃等;

21) 其他領(lǐng)導(dǎo)交辦工作和協(xié)作工作。如:2010年增加4間總監(jiān)辦公室事宜的聯(lián)系和協(xié)調(diào);外單位來訪時的會議室布置、相關(guān)物料提供等;

以上為主要的日常工作。在執(zhí)行過程中,可能還有其他臨時突發(fā)事宜,這里就不一一羅列了。如職業(yè)素養(yǎng)中的陳述,本人的工作本著務(wù)實(shí)、創(chuàng)新、細(xì)心、服務(wù)的指導(dǎo)理念,力求為總部人員提供一個良好的辦公環(huán)境和無憂的后勤支持。份內(nèi)的工作認(rèn)真完成,有臨時增加的工作能主動加班;對于同事的困難也是盡心盡力地協(xié)助,從不推脫。平日細(xì)心收集與行政有關(guān)的各類信息,提供給需要的人員

總結(jié)年度專案工作完成況,分析不足及改進(jìn)方向:

1、2010年總部年會舉辦??人事行政經(jīng)理董新峰協(xié)助

2、件背景:本此年會是公司成立以來的第一屆年會,客觀來說,規(guī)模中等,形式保守。

會議安排及遇到的問題:

1) 會議規(guī)格、時間、地點(diǎn)確定;

2) 會議日程安排;

3) 會議需要物料準(zhǔn)備、追蹤到位;

4) 與會人員數(shù)量確定以及交通工具、住宿、游覽安排;

5) 會議當(dāng)天的組織和協(xié)調(diào);

6) 會后費(fèi)用報銷及總結(jié)。

檢討部分

1) 會議規(guī)格的確定花了較長的時間,導(dǎo)致一部分工作展開后,卻因?yàn)橐?guī)格的更改而化為無用,人力、財(cái)力上的`花費(fèi)和公司信譽(yù)方面都會有或多或少的影響;

2) 該次會議最大的紕漏在手提袋的燙字問題上。因?yàn)樵摲桨复_認(rèn)的時間較晚,沒有足夠的時間進(jìn)行樣稿確認(rèn)就急匆匆地印刷,導(dǎo)致出貨粗糙且有嚴(yán)重錯誤雖然錯在印刷公司,但是我們卻是直接的受損方,不但降低了會議整體質(zhì)量,也給與會人員留下了不夠細(xì)致的印象。最后由供應(yīng)方提供沒有帶LOGO的手提袋來替代;

3) 有鑒于此次會議所呈現(xiàn)出來的匆忙狀況,建議2010年的年會至少提前一個月開始籌備,會議的規(guī)格和曝光程度應(yīng)謹(jǐn)慎確認(rèn),之后就不宜改動,籌備人員朝著一個方向去準(zhǔn)備,沉著而漂亮地打造第二屆的百利亨年會。

2、總部員工橫店游

事件背景:此次是公司總部成立以來第一次大型戶外游,從舉辦的時間、出游地點(diǎn)、方式選擇到活動經(jīng)費(fèi)的預(yù)估、活動細(xì)節(jié)安排等前后斷斷續(xù)續(xù)花費(fèi)了大約2個月左右的時間。本身比較成功,但是旅途的時間帶給大家的勞累在很大程度上降低了大家的滿意度。

活動安排:

1) 活動地點(diǎn)和日期選擇;

2) 活動經(jīng)費(fèi)評估;

3) 活動細(xì)節(jié)安排。與旅行社商討行程表;

4) 篩選參與人員的資格并確定最后人數(shù)。包括因公或因私無法參加活動的人員;

5) 活動組別安排和注意事項(xiàng)宣布;

6) 活動過程中的組織和企業(yè)文化的宣傳;

7) 安全返回并報銷結(jié)案。

檢討部分:活動后,對于因公務(wù)而未能參加旅游的同事的補(bǔ)貼事宜未能一次性處理好,遺漏了3名同事,但核對后立即為他們補(bǔ)了申請,并確認(rèn)領(lǐng)到補(bǔ)貼。

3、總部增加4間總監(jiān)辦公室以及影音工工程部搬遷事宜主辦和協(xié)調(diào)

事件背景:由于高管增加,總監(jiān)辦公室不足,林總下達(dá)指令將原企劃部工作區(qū)和制歌組工作間改造成總監(jiān)辦公室。

工程安排:

(一)、行政專員的崗位職責(zé)和工作內(nèi)容有哪些

(二)、商場保潔員崗位職責(zé)與工作標(biāo)準(zhǔn)

(三)、商場保潔管理制度及崗位職責(zé)是什么

(四)、商場保潔員崗位職責(zé)主要是什么

(五)、公司財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)是什么

(六)、銀行客戶經(jīng)理崗位職責(zé)主要包括哪些

(七)、企業(yè)行政人力資源經(jīng)理崗位職責(zé)是什么

(八)、公關(guān)部門的崗位職責(zé)具體有哪些

(九)、營銷總監(jiān)的崗位職責(zé)主要包括哪些

(十)、前臺接待員的崗位職責(zé)是什么

1) 發(fā)工作聯(lián)系單請展店中心安排工程事宜;

2) 協(xié)助企劃部和制歌組人員做好搬離工作,并安排好新的辦公區(qū)域(包括桌椅擺放、組裝聯(lián)系、環(huán)境布置建議、追蹤實(shí)施等);

3) 施工進(jìn)度追蹤和工程中的協(xié)助;

4) 時候的費(fèi)用報銷、結(jié)案。

檢討部分

由于是總經(jīng)理直接交辦,且工程大,工期緊,事前疏忽了立項(xiàng)申請,導(dǎo)致展店中心在報銷材料費(fèi)用時沒有依據(jù)。后補(bǔ)上申請,并提供了詳盡的數(shù)據(jù)支持,通過了審核并順利報銷結(jié)案。

  • 相關(guān)文章